Zákazník používal na zapisovanie svojich poznámok aplikáciu Evernote, ktorá mu umožňovala jednoducho si poznamenávať rôzne informácie, či už na počítači, tablete alebo na mobilnom telefóne. Aplikácia bola zadarmo a používal ju od začiatku podnikania bez akýchkoľvek poplatkov. Na aplikáciu Evernote si klient zvykol. Časom sa firma rozrástla na tím 5 ľudí. Postupne sa začali prejavovať rôzne obmedzenia bezplatnej verzie aplikácie Evernote, ako obmedzený dátový limit, nemožnosť sledovať históriu úprav, nastavenie tímových funkcií, prehľadávanie v prílohách a podobne. Klient to nakoniec vyriešil prechodom na Evernote Business. Časom prišli legislatívne obmedzenia a klient nemohol na základe legislatívnych úprav ukladať do Cloudu isté informácie. Preto začal klient uvažovať o alternatívnom riešení, ktoré by mu poskytlo funkcie ako má aplikácia Evernote, avšak všetky údaje by ostali uložené vo firme na vlastnom serveri. Zároveň klient požadoval cenovo, čo najefektívnejšie riešenie.
Riešenie
Dodané riešenie bolo založené na najlacnejšom 2-diskovom NAS Synology (konkrétne model DJ215J), ktorý bol osadený 2 diskami s kapacitou 2x3TB. Disky boli zapojene ako RAID 1, čim bolo dosiahnuté zrkadlenie dát, t. zn. v prípade poruchy jedného disku nie je narušená prevádzka NAS (ako servera) a taktiež nedôjde k strate dát. V prípade poruchy disku stačí jednoducho disk vymeniť. Na zariadení Synology bola nainštalovaná aplikácia Note Station, ktorá umožňuje zaznamenávať poznámky rôzneho druhu, podobne ako aplikácia Evernote, avšak poskytuje pokročilé funkcie bezplatne. Medzi základné funkcie, ktoré klient získal zadarmo (za ktoré predtým platil) sú:
Tímové funkcie - jednoduchá správa užívateľov, zdieľanie poznámok, zošitov medzi používateľmi v tíme, prípadne s externými používateľmi.
Prehľadávanie v prílohách.
Sledovanie histórie poznámok a ich verzií.
Synchronizácia dát na neobmedzenom počte zariadení (PC, tablet, smartfón).
+ bežné funkcie ako napr:
Jednoduché zadávanie poznámok cez Web prehliadač + Web Clipper v Chrome, desktop aplikácie (Windows, Mac, Linux) a mobilné aplikácie (iOS, Android)
Pokročilá editácia dokumentov, nahrávanie príloh, zvukových poznámok, atď.
prístup k dátam odkiaľkoľvek.
Výsledok
Funkčná stránka
Zákazník bez problémov získal všetky funkcie, ktoré dovtedy používal v aplikácii Evernote. Dokonca zo dňa na deň mohol opustiť riešenie Evernote, pretože všetky poznámky všetkých používateľov boli premigrované do nového systému Synology Note Station. Klient navyše získal vyšší stupeň zabezpečenia dát, pretože všetky dáta sú bezpečne uložené na jeho vlastnom zariadení. Táto skutočnosť, že tzv. "server" sa nachádzal priamo na lokálnej sieti malo za následok aj rýchlejšie ukladanie dát, najmä veľkých príloh, ktoré nemuseli byť už odosielané cez Internet do "Cloudu" (tretej strany) ale ostali uložené na serveri v lokálnej sieti. Vzdialený prístup k dátam bol vyriešený cez zabezpečenú virtuálnu sieť - VPN.
Cena riešenia
Celková cena riešenia bola 620 € bez DPH, t.j. 744 € vrátane DPH
Inštalácia a nastavenie Synology: Inštalácia DSM, Note Station, vytvorenie a nastavenie používateľov, premigrovanie dát z Evernote.
Inštalácia u zákazníka na mieste. Pripojenie Synology do lokálnej siete, Inštalácia klientských aplikácii (Note Staiton) na PC a na mobilné zariadenia.
V cene riešenia je zahrnutá aj vzdialená správa Synology DiskStation na 12 mesiacov v cene 129 €.
Klient doposiaľ platil za Evernote Business 720 €/ročne (12 € * 5 používateľov * 12 mesiacov). Riešenie Synology Note Station zákazníkovi teda ušetrí 720 € ročne (za predpokladu, že počet ľudí v tíme bude 5). Návratnosť investície je tak menej ako 1 rok! Aj keď sú dáta uložené na vlastnom zariadení, nemusí sa klient o zariadenie starať, nakoľko má v cene aj správu zariadenia. V prípade, že klient rozšíri svoj tím, môže jednoducho pridať nového užívateľa bezplatne, alebo môže požiadať nás ako správcu a vytvorenie nového používateľa a nastavenie prístupových práv nastavíme na diaľku. Aj keď je Synology DiskStation DS215J najlacnejší 2diskový model v ponuke, umožní prevádzku aplikácie Note Station až pre 10 používateľov, takže postačí pri raste firmy na niekoľko rokov bez akýchkoľvek dodatočných investícií.
Viac informácií o Synology Note Station
Dôležité aj triviálne, na jednom mieste a pritom všade. Služba Note Station umožňuje synchronizáciu vašich cenných nápadov do všetkých zariadení s maximálnym zabezpečením a ochranou súkromia. Máte nejaké pocity alebo myšlienky? Stačí otvoriť balíček, vytvoriť, upraviť a užívať si!
Vzrušujúce funkcie vystavané na základných úpravách obsahu
Výnimočné funkcie služby Note Station zjednodušujú proces zapisovanie poznámok. Vytvorte rýchlu poznámku na mobilnom telefóne
Máte pocity alebo myšlienky, ktoré sa len ťažko zapisujú? Tak je jednoducho na telefóne nahovorte do poznámky formou rýchleho hlasového záznamu.
Vystrihnite si to najlepšie z webu do svojho vreckového poznámkového bloku
Vkladajte do poznámok výstrižky užitočných článkov z webu alebo dôležitých e-mailov, ušetrite tak čas a zvýšte svoju produktivitu.
Jednoduché zdieľanie a prezentácia
Pomocou priamych odkazov a zobrazenie prezentácie môže byť práca so zdieľaním veľmi príjemná - je to tak jednoduché.
Jednoduché zdieľanie
Či už sa jedná o zápis zo stretnutia alebo o itinerár, môžete ich ľahko zdieľať s členmi svojho tímu alebo spolucestujúcimi prostredníctvom jednoduchého odkazu vytvoreného službou Note
Station.
Zobrazenie prezentácie
S pripravenými poznámkami nie je rýchle vytvorenie prezentácie nič zložitého. Vytvorte obsah, zvýraznite body a dokonca meňte témy, a to všetko v službe Note Station. Rozlúčte sa so zbytočnou prácou!
Zoznam úloh
Cítite sa zavalení množstvom drobných úkonov doma aj v práci? Zorganizujte si život pomocou pohotového zozname úloh služby Note
Station.
Pripomienka úlohy
Nastavte si pripomenutie v určitý dátum a čas tak, aby ste už nikdy nezabudli žiadnu dôležitú úlohu.
Integrácia úloh a poznámok
Vytvárajte úlohy v poznámkach a exportujte zoznam úloh do poznámky, kde máte všetko prehľadne usporiadané.
Úpravy úloh
V rámci podrobnej správy projektu pridávajte poznámky k dôležitým úlohám a čiastkovým úlohám a nastavujte priority pre jednotlivé úlohy.
Prečo si vybrať sieťové úložiská Synology u nás?
Myslíme si, že tieto skvelé produkty patria do každej domácnosti do
každej firmy. Nielen pre technicky zdatných ľudí alebo pre firmy s vlastnými
IT odborníkmi. Synology je pre každého. Preto Vám ponúkame tieto nadštandardné
služby:
V cene produktu máte prvý mesiac bezplatnú vzdialenú technickú
podporu a pomoc s nastavením.
Spolu so sieťovým úložiskom (NAS) si môžete vybrať aj harddisky.
Vybrali sme také, ktoré sú ideálne do NAS na nonstop prevádzku.
Harddisky Vám osadíme do NAS (ak si túto voliteľnú službu objednáte).
Nainštalujeme Synology OS a nastavíme ho podľa Vašich požiadaviek (ak
si túto voliteľnú službu objednáte).
Aj po úvodnom nainštalovaní a nastavení poskytujeme zákazníkom podporu
a pomoc počas používania produktu. Čiže ako zákazník sa nemusíte vôbec
o nič starať, nemusíte mať IT znalosti, aby Ste mohli používať tieto
pokročilé zariadenia na prácu alebo na zábavu.
www.facebook.com/synetics
